18.11.13  18:48

Внеофисное хранение документов – услуга, имеющая множество преимуществ

Внеофисное хранение документов – это современная архивная услуга, пользующаяся у  потребителей значительной популярностью. А все потому, что она имеет массу преимуществ. В их числе:

1. Возможность освободить значительные и весьма дорогостоящие офисные площади.  Квадратный метр коммерческой недвижимости стоит довольно дорого, и тратить его на хранение архивных бумаг - экономически не оправданное мероприятие.


2. Возможность освободить время сотрудников на выполнение ими своих непосредственных обязанностей. Если попытаться организовать архив собственными силами, придется озадачиться формированием целого отдела. Это означает, что нужно будет выделить работника из квалифицированного персонала или даже принять в штат нового, поручив ему изучение законодательных норм, регламентирующих порядок хранения документов. Кроме того, нужно будет разработать положение об архиве, инструкцию для ответственных сотрудников и т.д. А ведь услуги сторонних специализированных организаций обойдутся значительно дешевле.


3. Возможность воспользоваться целым рядом дополнительных услуг, например, сканированием документов. Данное мероприятие осуществляется крупными центрами обработки документации с использованием специального высокопроизводительного оборудования. Это позволяет обеспечить оперативный доступ персонала к архивной информации в любое время. Дополнительно можно воспользоваться услугой распознавания текста, благодаря чему появляется возможность  поиска по ключевым словам. Все это крайне удобно для бизнеса. И это не единственное, что получают клиенты специализированных центров. В числе прочего – создание IT-архивов, организация документооборота и делопроизводства и многое, многое другое.


4. Возможность избежать проблемы с контролирующими органами. Надлежащее хранение документов – это обязанность компании, установленная законодательно. В некоторых случаях несоблюдение требований закона может стать основанием для привлечения организации к административной ответственности и назначении солидного штрафа.

Как бы то ни было, но внеофисное хранение документов имеет массу безусловных преимуществ, что и делает данную услугу столь популярной у бизнеса. И  в данном случае предложение чутко реагирует на спрос. Иное дело, что не всякое заслуживает внимания. Осуществляя поиск архивной компании, следует обращать внимание на фирмы, способные предложить широкий перечень различных услуг, будь то сканирование документов, их уничтожение, безопасное и надлежащее хранение и т.д.

Не последнюю роль играют и гарантии соблюдения законодательства, предоставляемые (или не предоставляемые) специализированным центром. Разумеется, предпочтение следует отдавать фирмам, способным обеспечить строгое следование стандартам и нормам, действующим в этой сфере. Важно также, чтобы исполнитель мог гарантировать конфиденциальность всем получаемым от клиента сведениям.

Актуальную информацию об ахривных услугах можно найти на сайте www.osgrm.ru.